Komunikace

Půl století poté, co obchodníci razili termín „bezpapírové kanceláře,“ zůstává pojem do značné míry stále mýtus. Dnešní podniky asi ještě nemohou být úplně bezpapírové, ale těchto několik tipů Vám alespoň pomůže zastavit plýtvání papírem a zahájit zlepšování produktivity.

 

V době, kdy téměř každý zaměstnanec má přístup k počítači a kdy mobilní zařízení s hustotou pixelů k nerozeznání od tiskového média jsou dnes samozřejmostí, je divné, že se ještě nepovedlo omezit využití papíru.

 

Jedním z velkých důvodů je, že, pokud jde o odstranění papíru, realizace musí být realistická. Zcela odstranit papír nemusí být ekonomické nebo dokonce praktické pro každého. Nutnost papíru v naší společnosti platí i pro většinu moderních podniků a dokonce i start-upů, které již nejsou zatíženy staršími postupy a návyky, a které se musí potýkat s vnějšími silami, jako jsou potřeby klientů a regulační nebo právní požadavky. Kromě toho, kreslit nebo skicovat představuje pro některé dobrý způsob, jak zhmotnit své myšlenky.

 

Tento článek přináší některé praktické rady, jak výrazně snížit celkové množství používaného papíru.

1. Sledujtepočet stránekvytištěnýchna osobu, generujteměsíčnízprávu apošlete ji emailemvšem. Je zřejmé, žefungujenejlépe, když je schopnostsledovattiskjiž podporovánastávajícímmultifunkčním zařízenímnebo v tiskovémserveru. Dobrým tipem jesamostatnýtiskový serversoftware, jako jePrint Inspector, jehož cena může být ale příliš vysoká pro malé a střední podniky.
2. Zařiďte ať je Vaše prostředí méněvhodnéSnižte počettiskárenve Vašíkanceláři. Beztiskáren nasvém pracovišti neberouzaměstnancitisk tak lehkovážně a navíc to má tu výhodu, že se sníží náklady.
3. Žádejtebezpapírovévýpisy zbank a od poskytovatelůslužebjako je napříkladtelekomunikační společnost. Plaťteúčty
4. Aktivněobhajujtekulturuopětovného použití arecyklace, cožmůžezměnitpřevládajícípostoj kpoužitípapíru.
5. Skoncujtes fyzickýmpodepisovánímtištěných dokumentů, zejména těch interních. I co se týče externíchsmluv, je třeba si uvědomit, žepotřebapodpisumá vícekořenyvhistoricképrioritěnež ve skutečném právnímpožadavku. Například ve Spojenýchstátech existuje zákon ESIGN2000, kterýlegalizujeplatnostelektronickýchpodpisů, takžejesmlouva s elektronickýmpodpisemprávněplatná stejnějakopodepsaná smlouvatištěná.
6. Kopírujteinternídokumenty například na Google Docs. Takové nástroje podporujísdílenícelýchpoznámeknebojednotlivých kapitol, které jsouužitečné prošířenímateriálůjako je například příručkapro zaměstnance nebo zápisy za schůzek.
7. Samozřejmě, že digitalizace papíru není jen o snižování množství odpadu. V mnoha případech nabízejí digitalizované poznámky pohodlí ve vyhledávání a nezabírají žádné fyzické místo, protože jsou uloženy na paměťové jednotce.
8. Zcela zrušit fax z obchodního procesu a nahradit papírové formuláře za možnost vyplnění formulářů PDF online. Bezplatný online nástroj PDFescape bude vytvářet PDF soubory s příslušnými poli formuláře, zatímco placené aplikace jako je Nitro Pro 9 a Acrobat XI nabídnou sofistikovanější funkce.
9. Aby bylo možné pracovat s dodavateli a klienty, kteří trvají na používání faxu, předplaťte si služby online faxování. Tato služba Vám umožní faxovat přes internet, odesílat a přijímat faxy online přímo do Vaší emailové schránky. Tento vyspělý trh zahrnuje různé bezplatné a placené možnosti, které v podstatě eliminují potřebu fyzického faxu. Například společnost Popfax umožňuje uživatelům posílat jednu faxovou stránku za 1,50 Kč, přijímání faxů je neomezené. Faxovat dnes můžete prostřednictvím internetového portálu nebo z mobilní aplikace.
10. Digitalizace papírových poznámek a tištěné literatury usnadňuje sdílení dokumentů v elektronické podobě a snižuje tak potřebu dělat fotokopie.
11. Pro nevyhnutelné papírování, kdy musí být dokument vytištěn, je vhodné použití obou stran, které může snížit spotřebu papíru na polovinu. Tiskáren, které podporují oboustranný tisk a jsou vysoce spolehlivé, je velké množství a často mají již tiskárny tuto funkci nastavenou jako výchozí.

 

Úspěšné snížení spotřeby papíru není jednorázovou událostí. Čeká nás ještě dlouhá cesta, než se vzdáme papíru a vytvoříme kulturu, která již nebude akceptovat zbytečný odpad a plýtvání. Změna podnikových procesů ohledně úspory papíru je nevyhnutelná činnost, ale společnosti by se neměly zastavit pouze na snaze odstranit papír, ale měly by usilovat o větší digitalizaci, což je cesta, která vede směrem k vytvoření bezpapírové kanceláře.